1. JOB ANALYSIS

Job Analysis (Analisis Jabatan/Pekerjaan) adalah suatu kegiatan pengumpulan data/informasi yang menyangkut tentang sesuatu jabatan/pekerjaan untuk menetapkan uraian jabatan/pekerjaan dan persyaratan jabatan/pekerjaan.

Kegiatan job analysis ini menghasilkan: JOB DESCRIPTION (URAIAN JABATAN) dan JOB SPECIFICATION (SPESIFIKASI/PERSYARATAN JABATAN)

Job Description: uraian yang menggambarkan bagaimana suatu jabatan/pekerjaan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab, hubungannya dengan jabatan/pekerjaan lain dan risiko jabatan/pekerjaan tsb.

Job Specification: uraian tentang persyaratan yang diperlukan bagi seseorang yang akan memangku/melaksanakan sesuatu jabatan/pekerjaan.

Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan:

1. Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan per syaratan jabatan (job specification).

2. Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan MSDM.

Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan/pekerjaan sbb:

a. Identifikasi jabatan/pekerjaan

b. Ringkasan jabatan/pekerjaan

c. Rincian tugas yang dilaksanakan

d. Pengawasan yang diberikan dan diterima

Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya

f. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan

g. Kondisi lingkungan kerja

Manfaat Analisis Jabatan :

1. Menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan penggajian yang obyektif.

2. Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat me nyebabkan diskriminasi

dalam pengadaan karyawan.

3. Merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang

dan sebagai basis perencanaannya.

4. Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan-lowongan pekerjaan yang tersedia.

5. Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik bagi karyawan baru

maupun karyawan lama.

6. Menentukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan karier karyawan yang tepat

dan menyeluruh.

7. Menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistik

8. Menempatkan karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya

secara efektif.

9. Penataan jabatan dan pengembangan organisasi.

10.Membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama bagi karyawan baru.

11.Memperbaiki aliran atau alur kerja

12.Memperlancar hubungan kerjasama dan saling pengertian antar karyawan dan antarsatuan

organisasi.

Metode yang Digunakan dalam Analisis Jabatan

§ Analisis dokumen yg tertulis ttg jabatan/pekerjaan tsb.

§ Menyebarkan kuesioner ke seluruh karyawan utk memperoleh informasi ttg jenis pekerjaan, wewenang, tanggung jawab, hubungan kerja dan risiko kerja dari jabatan/pekerjaan yg dilakukannya.

§ Observasi ke lapangan utk membuktikan / cross check atas kebenaran pernyataan dlm kuesioner.

§ Wawancara dgn pejabat kunci utk lebih meyakinkan perolehan data/informasi atas ketiga kegiatan di atas.

§ Merumuskan semua data/informasi yg diperoleh oleh seorang Job Analist.

Pekerjaan terakhir adalah menyusun/menetapkan Job Description dan Job Specification.

2. HUMAN RESOURCE PLANNIG

Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Pentingnya peran seorang human resource department menjadi salah satu kunci keberhasilan terhadap perlakuan kepada karyawan dengan latar belakang yang berbeda-beda. Ketika seorang HRD dihadapkan pada suatu permasalahan dari skala kecil hingga permasalahan yang kompleks, perlu dirumuskan strategi-strategi serta sistem yang dapat menangani hal tersebut.

Fungsi Manfaat Perencanaan SDM

Fungsi perencanaan sdm di lihat dari segi individual tenaga kerja sendiri

Yaitu seorang pekerja mengetahui secara pasti rencana ketenagakerjaan dari organisasi tempat bekerja itu berada. Dari rencana organisasi yang berawal dari rencana tenaga kerja karyawan akan mengetahui :

1. Bagaimana kemampuan pengembangan jenjang karier nya

2. Kemampuan apa yang harus di miliki untuk memungkinkan dirinya menduduki suatu jabatan tertentu

3. Waktu yang terbaik untuk menjangkau karier tersebut

Fungsi perencanaan dalam sdm di lihat dari sudut kepentingan organisasi

Yaitu suatu perencanaan tenaga kerja akan membantu pimpinan organisasi dalam upaya mendayagunakan Sdm yang ada. Sehingga organisasi mampu meningkatkan kan tenaga kerja yang efisiensi.

Fungsi perencanaan sdm di lihat dari sudut kepentingan Negara

Yaitu dengan perencanaan tenaga kerja Negara dapat mengatur program penataan dan pengembangan sdm

Fungsi perencanaan sdm di lihat dari kedudukan sebuah rencana yaitu sangat penting karena :

1. Rencana membimbing kearah yang sukses

2. Dengan rencana memungkinkan organisasi melakukan penyesuaian dengan perubahan yang sedang terjadi

3. Rencana mengharuskan manajer untuk menetapkan tujuan organisasi

4. Rencana memungkinkan dilakukannya pengawasan secara efektif.

Ada tiga faktor yang mempengaruhi untuk dilakukannya forecasting SDM bagi perusahaan antara lain :

Faktor eksternal

Persediaan karyawan berdasarkan analisa pasar tenaga kerja serta tren kondisi kependudukan sehingga ada kerjasama antara penyedia tenaga kerja denga perusahaan dengan menjamin kuantitas dan kualitas karyawan.

1. Faktor ekonomi nasional dan industry

Faktor ini secara langsung berpengaruh rencana strategi (taktik) sebuah organisasi

a. Faktor sosial politik dan hukum

Faktor- faktor ini tidak boleh diabaikan dalam sebuah organisasi termasuk juga dalam melakukan perencanaan SDM, faktor ini yang menempatkan penguasaan bahasa asing, khususnya bahasa inggris yang semakin penting dalam bekomunikasi telah mengharuskan organisasi menjadikan sebagai pertimbangan yang besar pengaruhnya dalam perencanaan SDM.

b. Faktor teknologi

Perkembangan dan kemjuan ilmu pengetahuan yang pesat telah diiringi pula dengan dihasilkannya teknologi baru, baik yang berhubungan dengan cara kerja dan peralatan untuk meningkatkan produktifitas dan kualitasnya baik untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan konsumen yang juga terus meningkat kualitasnya.

c. Faktor pesaing

Faktor pesaing merupakan wujud dari tantangan yang semakin berat dalam dunia bisnis, bagi suatu organisasi akan mempengaruhi pasar bagi produknya baik berupa barang atau jasa, untuk merebut dan memenangkan sebuah organisasi diperlukan SDM yang kompetitif.

Faktor internal

Menghitung jumlah para karyawan serta mengevaluasi kemampuan mereka sebagai bentuk adanya kemungkinan untuk penugasan para karyawan untuk mengisi lowongan – lowongan pekerjaan yang akan datang.

1. Rencana strategik dan rencana operasional (taktik)

Rencana ini tidak mungkin terwujud tanpa SDM yang relevan dan kompetitif, maksudnya suatu organisasi harus mempunyai keahlian dalam organisasinya sehingga mampu menghasilkan produk secara berkualitas. Peramalan (prediksi) produksi dan penjualan tidak boleh dilakukan secara spekulatif, tetapi harus didasarkan pada data sebelumnya dan survey pasar agar dapat dilakukan perhitungan yang obyektif.

a. Faktor bisnis baru

Dengan memperhatikan lingkungan dan kemampuan, menganalisis, dan memanfaatkan informasi selalu tebuka peluang bagi organisasi.

b. Faktor desain organisasi dan desain pekerjaan

Dirancang untuk mewujudkan pekerjaan agar berlangsung efektif dan efisien

c. Faktor Keterbukaan

Manajer yang terbukadengan memberikan informasi yang lengkap untuk melakukan analisis tenaga kerja maka akan memberikan peluang dihasilkannya perencanaan yang akurat.

Faktor ketenagakerjaan

Adalah untuk meningkatkan kecermatan dalam menyusun perencanaan tenaga kerja atau SDM kedepan.

1. Pensiun, PHK, Meninggal dunia, dan karyawan yang sering absen, sehingga tidak luput dari prediksi manajemen SDM dan harus ada penggantinya

2. Promosi (kenaikan pangkat), pindah, dan karyawan yang mendapat tugas pelatihan diluar juga harus diperhitungkan, baik dengan cara pergantian maupun rancangan penempatanyang lebih tep

3. JOB DESCRIPTION

Uraian pekerjaan (job description) adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang didefinisikan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Job Description harus dapat menjelaskan dan berfokus pada pekerjaan itu sendiri dan bukan kepada personil yang mengisi pekerjaan tersebut. Sekali lagi, job description bukan berfokus kepada personil yang mengisi pekerjaan tersebut. Penyusunan job description ini sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian sehingga dapat menghindari pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Nah, berikut ini adalah manfaat adanya job description bagi organisasi, yaitu:

1. Bagi atasan, untuk dapat memaksimalkan peran dan tanggung jawab bawahan dalam melaksanakan pekerjaannya.

2. Pimpinan Organisasi, sebagai pemimpin untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar setiap personil sebagai pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.

3. Pemegang jabatan, sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi. Dengan adanya panduan dan pedoman kerja, segala pikiran, usaha, dan energi dapat difokuskan dalam pekerjaan.

4. Perekrut, dalam proses rekruitmen personil bagian perekut dapat mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan.

5. Trainer, untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan. Dengan kebutuhan yang spesifik secara langsung berdampak terhadap peningkatan kinerja pemegang jabatan.

6. Assessor, dalam kaitan pengukuran kinerja, assessor dapat melakukan analisis terhadap pemegang jabatan dengan menggunakn tool seperti competency assessment dan in-depth interview .

7. Perencana Karir (Succession Planner), untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.

8. Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development dan Planner), untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran/tanggungjawab yang diperlukan.

9. Job Evaluator, untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Jadi, Dapat dikatakan bahwa job description merupakan bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Job description dapat dikatakan sebagai peta yang memberikan arah kepada organisasi, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

4. JOB SPECIFICATION

Job Spesification (Jobspek) atau spesifikasi jabatan adalah suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum mengisi pemegang jabatan/job tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif sehingga Job specification ini biasanya disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan. Job specification / hiring specification / spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Contoh job spesifikasi pada bagian Marketing

I. Identitas Jabatan

Nama jabatan : Sales Jasa

Atasan langsung : Supervisor Jasa

Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang.

Departemen / bidang : Marketing

II. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan :

1. Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3

2. Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun

3. Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)

III. Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi) :

1. Inisiatif

2. Percaya diri

3. Kemampuan komunikasi

4. Pengambilan keputusan

5. JOB DESIGN

Desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang karyawan secara organisasional. desain pekerjaan membutuhkan struktur pekerjaan seperti isi, fungsi, dan hubungan pekerjaan. Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas2 yang akan dilaksanakan, metode2 yg digunakan untuk melaksanakan tugas, dan bagaimana pekerjaan tsb berkaitan dg pekerjaan lainnya dalam organisasi. Desain pekerjaaan merupakan salah satu faktor pendorong keberhasilan produktivitas organisasi.

Tujuan

Untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi, dan keperilakuan atau kepuasan individu.

Unsur – Unsur Desain Pekerjaan

§ Unsur-unsur Organisasional

Mendorong karyawan agar mampu termotivasi untuk mencapai hasil maksimal. Meliputi : (a) Indentifikasi da pengelompokan tugas, (b) Aliran kerja, (c) praktek/cara pelaksanaan kerja

§ Unsur-unsur Lingkungan

Meliputi : (a) Kemampuan dan ketersediaan karyawan potensial, (b) Pengharapan / tuntutan social masyarakat.

§ Unsur –Unsur Perilaku

Meliputi : (a) Otonomi Pekerjaan (b) Indentitas tugas (c) Variasi Pekerjaan (d) Umpan Balik

Faktor – Faktor Yang Mempengaruhi Desain Pekerjaan

§ Individu
Individu memiliki perbedaan sikap, sifat, karakter, pandangan, persepsi, sosial budaya, norma yang berbeda untuk setiap individunya dalam organisasi yang sama.
Peran individu dalam organisasi sama pentingnya dengan pekerjaan sehingga SDM menjadi fokus perhatian para Manajer.

§ Teknologi yang digunakan

Teknologi berdampak pada desain pekerjaan. Jenis pekerjaan, alat yg digunakan, tata letak, dan teknik untuk menghasilkan output merupakan kendala yg menghambat kelancaran pekerjaan.

§ Biaya atau Anggaran

Anggaran merupakan variabel yang krusial di tiap organisasi. Manajemen harus berpijak dari sisi ekonomis organisasi. Sumber daya yang representatif, harus direncanakan sebgai awal keberhasilan organisasi. Manajemen harus secara kontinu menyelaraskan manfaat2 desain pekerjaan dg pertimbangan biaya.

§ Struktur Organisasi

§ Variabel Internal

Meliputi : (a) Manajemen, (b) Karyawan, (c) Stakeholder, (d) Serikat Pekerja

Metode

§ Metode Simplikasi Pekerjaan

Melalui metode ini pekerjaan yang sudah tersusun akan disederhanakan. Teknik ini kemudian akan mengarah ke peningkatan spesialisasi pekerjaan

§ Metode Perluasan Kerja

Metode yang telah ada sebelumnya ditambah atau diperluas dengan cara :

§ Perluasan Secara Horisontal (Job Enlargement)

§ Perluasan Secara Vertikal (Job Enrichment)

Sumber :

https://winpsikologi.wordpress.com/2012/04/23/pengertian-dan-tujuan-analisis-jabatan/